Prendre ses repères dans son espace
- Se connecter au CRM. Ouvrez app.clevoxa.com avec les identifiants de votre espace client. Une fois connecté, vous arrivez dans votre compte entreprise. La capture montre le sélecteur de compte, en haut à gauche.
- Vérifier le compte sélectionné. Cliquez sur le nom de l’entreprise en haut à gauche si vous avez accès à plusieurs comptes. Choisissez votre entreprise avant de consulter ou de modifier un dossier.
- Retrouver les menus principaux. Dans la barre de gauche : Conversations pour les échanges, Calendriers pour les réservations, Contacts pour les fiches et Opportunités pour les ventes potentielles. Les icônes restent visibles lorsque la barre est repliée.
- Commencer par les messages et rendez-vous. Ouvrez Conversations pour traiter les demandes reçues, puis Calendriers pour voir les rendez-vous. Pour retrouver une personne et tout son historique, ouvrez Contacts → Listes intelligentes.
Chaque matin : je lis mes nouveaux messages, je vérifie mes rendez-vous, puis je consulte les prospects à rappeler.
Ajouter et retrouver un contact
- Rechercher le contact existant. Ouvrez Contacts → Listes intelligentes. Dans « Rechercher contacts », saisissez le nom, le courriel ou le téléphone. Si la fiche existe, cliquez sur son nom; vous évitez ainsi une deuxième fiche et deux historiques séparés.
- Ouvrir Ajouter Contact. Cliquez sur l’icône personne + à droite, juste avant « Importer ». Le panneau « Ajouter Contact » s’ouvre sur le côté. Ne confondez pas ce bouton avec « + Ajouter » dans la rangée des listes.
- Remplir les coordonnées. Saisissez Prénom, Nom de famille et Courriel. Pour un téléphone, choisissez le pays et vérifiez l’indicatif. « DND » bloque les communications du canal concerné : respectez les préférences du contact. L’exemple Alex Martin est fictif.
- Cliquer sur Sauvegarder. Après avoir vérifié les coordonnées, cliquez sur « Sauvegarder », en bas à droite du panneau. Revenez ensuite à la recherche pour retrouver la fiche. « Enregistrer et ajouter un autre » sert à enchaîner plusieurs créations.
Alex Martin demande un devis. Je recherche alex@example.com, je crée sa fiche si nécessaire et je note : « Souhaite être rappelé jeudi après-midi pour préciser son besoin. »
Lire et répondre aux messages
- Ouvrir la bonne conversation. Cliquez sur Conversations dans le menu de gauche. Choisissez « Non lu » ou « Tous » dans la boîte de réception, puis le contact. Lisez les derniers échanges avant de répondre pour éviter de répéter une relance déjà envoyée.
- Choisir le canal et ouvrir l’éditeur. Au bas de la conversation, ouvrez le sélecteur « Courriel » ou « SMS ». Pour un courriel, cliquez sur « Écrire un courriel » ou la zone « Taper un message » afin de déployer l’éditeur. « Commentaire interne » reste destiné à votre équipe.
- Vérifier les champs et rédiger. Contrôlez « De » et « À ». Pour un courriel, remplissez « Sujet », puis le corps du message. L’icône trombone ajoute un document. Relisez le message et le destinataire avant l’envoi.
- Envoyer et contrôler l’historique. Cliquez sur le bouton bleu avec l’avion en papier, en bas à droite. Vérifiez ensuite le message dans l’historique et son éventuelle erreur d’envoi. Une présence dans l’historique ne garantit pas à elle seule la réception.
Bonjour Alex, merci pour votre demande. Seriez-vous disponible jeudi à 14 h pour un appel de 15 minutes afin de préciser votre projet ?
Suivre un prospect jusqu’à la vente
- Ouvrir l’ajout d’opportunité. Dans Opportunités, choisissez le pipeline avec le sélecteur en haut de la page, puis cliquez sur « Ajouter opportunité ». Le formulaire présenté sur la capture s’ouvre.
- Choisir le contact et nommer le projet. Sélectionnez « Nom du contact principal », puis remplissez « Nom de l’opportunité ». Donnez un nom qui identifie le projet, par exemple « Alex Martin — Devis entretien ». Le courriel et le téléphone se rattachent au contact choisi.
- Renseigner le suivi commercial. Choisissez « Flux » et « Étape », indiquez une Valeur si elle est connue et attribuez un Propriétaire. Cliquez sur « Créer » en bas à droite. Les étapes affichées dépendent du pipeline configuré pour votre entreprise.
- Mettre à jour Étape et Statut. Pour un dossier existant, ouvrez sa carte pour modifier l’Étape ou le Statut. Une étape « Devis envoyé » n’est pas un statut Gagné. Ne marquez la vente gagnée qu’après confirmation; un changement peut déclencher une automatisation.
Pour un devis de 1 200 $, les étapes peuvent être : Nouvelle demande → Contact établi → Devis envoyé → Vente conclue. Ces noms sont un exemple, pas des colonnes imposées.
Créer ou modifier un rendez-vous
- Cliquer sur Nouveau. Ouvrez Calendriers → Vue du calendrier. Cliquez sur « Nouveau » en haut à droite. Dans la fenêtre « Prendre rendez-vous », restez sur l’onglet « Rendez-vous »; l’autre onglet sert à bloquer du temps.
- Choisir le calendrier et le contact. Dans « Calendrier », sélectionnez le service concerné. Vérifiez le Titre du rendez-vous et le Membre de l’équipe. À droite, utilisez « Sélectionner Contact » pour rechercher la personne par nom, courriel ou téléphone.
- Régler le fuseau, la date et le créneau. Dans « Date et heure », vérifiez le fuseau affiché, puis Date et Créneau. « Par défaut » utilise les disponibilités du calendrier; « Personnalisé » permet de définir un horaire spécifique. Vérifiez aussi l’emplacement de la réunion si nécessaire.
- Confirmer la réservation. Vérifiez le « Statut », en bas à gauche, puis cliquez sur « Prendre rendez-vous », en bas à droite. Contrôlez ensuite la réservation dans le calendrier. Pour la déplacer ou l’annuler, ouvrez le rendez-vous existant; ne créez pas un second rendez-vous pour corriger le premier.
Alex réserve un appel découverte de 30 minutes, jeudi à 14 h, heure du Québec. Je vérifie le calendrier « Appel découverte » et le fuseau avant d’enregistrer.
Gérer ses disponibilités et son lien de réservation
- Ouvrir Disponibilité. Dans Calendriers, cliquez sur « Paramètres du calendrier », puis sur l’onglet « Disponibilité ». Choisissez l’utilisateur et son horaire. Le champ « Actif le » indique les calendriers qui utilisent cet horaire.
- Régler les heures hebdomadaires. Vérifiez le Fuseau horaire. Dans « Heures de travail hebdomadaires », cochez les jours ouverts et ajustez Heure de début et Heure de fin. Attention aux sélecteurs AM/PM. Le bouton + ajoute une deuxième plage, par exemple après la pause du midi.
- Ajouter une exception datée. Dans « Heures spécifiques à la date », cliquez sur « Ajouter des heures spécifiques à la date ». Utilisez cette zone pour une fermeture ou un horaire exceptionnel, sans modifier toute la semaine habituelle.
- Enregistrer et tester la réservation. Cliquez sur « Save changes » en haut à droite (ou « Enregistrer » selon la langue). Ouvrez ensuite votre lien de réservation côté client et contrôlez les créneaux. Le lien se retrouve dans les options du calendrier, dans l’onglet Calendriers.
Je reçois du lundi au jeudi de 9 h à 12 h et de 13 h à 17 h. Pour une journée de congé, je crée une exception plutôt que de modifier toute ma semaine.
Déclencher une demande d’avis Google
- Sélectionner le bon contact. Ouvrez Contacts → Listes intelligentes. Recherchez le client, puis ouvrez sa fiche. Vérifiez son identité et ses coordonnées avant de déclencher la demande.
- Ouvrir les tags du contact. Dans la fiche, repérez « Mots clés » (tags), sous le nom du contact. Cliquez sur le bouton + à côté de ce libellé pour ajouter un tag. La capture montre l’emplacement sur une fiche de test.
- Ajouter le tag avis-google. Recherchez le tag existant « avis-google » et sélectionnez-le pour l’ajouter au contact. Utilisez exactement ce tag, avec le tiret. L’ajout déclenche l’automatisation : vous n’avez pas de demande d’avis à envoyer manuellement.
- Laisser l’automatisation prendre le relais. Vérifiez que « avis-google » apparaît dans les tags du contact. L’automatisation prend ensuite le relais selon ses délais et canaux configurés. La présence du tag confirme son ajout, mais ne prouve pas que le message a déjà été envoyé.
Après le rendez-vous d’Alex Martin, j’ouvre sa fiche et j’ajoute le tag « avis-google ». L’automatisation se charge de la demande d’avis Google.
Créer une tâche de rappel
- Ouvrir Nouvelle tâche. Dans Contacts, cliquez sur l’onglet « Tâches » en haut de la page, puis sur « Ajouter Task ». Vous pouvez aussi ouvrir les tâches d’une personne depuis sa fiche contact.
- Saisir le titre et la description. Dans « Titre », écrivez une action précise, par exemple « Rappeler Alex au sujet du devis ». Ajoutez les détails dans la description. Une tâche sert au suivi interne; elle n’envoie aucun SMS ou courriel au client.
- Choisir l’échéance et le responsable. Renseignez « Date et heure d’échéance », en tenant compte du fuseau affiché. Dans « Assigner à », choisissez le responsable. Utilisez « Associer à » pour rattacher le bon contact à la tâche.
- Sauvegarder puis suivre la tâche. Cliquez sur « Sauvegarder ». Retrouvez la tâche dans Tous, Dû aujourd’hui, En retard ou Prochains. Après l’action, passez son statut à terminé. Vérifiez les filtres Responsable et Statut si la tâche semble manquer.
Tâche : « Rappeler Alex pour confirmer le devis ». Responsable : moi. Échéance : jeudi à 15 h. Note : « Demander si les deux options lui conviennent. »
Comprendre et vérifier les automatisations
- Ouvrir la fiche et Actions. Depuis Contacts → Listes intelligentes, recherchez la personne et ouvrez sa fiche. Dans le panneau de gauche, choisissez « Actions », puis dépliez « Flux de travail ». La capture montre une fiche technique sans parcours actif.
- Lire Flux de travail actifs. La rubrique « Flux de travail actifs » présente les parcours auxquels la personne est encore inscrite. Une rubrique vide signifie qu’aucun parcours n’y est affiché. Le bouton + sert à inscrire un contact; ce n’est pas une commande de consultation.
- Distinguer les flux antérieurs. Dans « Flux de travail antérieurs », consultez les parcours passés s’ils sont affichés. Un ancien parcours n’est pas forcément en attente d’un prochain message. Comparez avec l’historique des échanges dans Conversations.
- Faire vérifier le délai ou une anomalie. Pour connaître l’étape d’attente et l’heure prévue, demandez à Clevoxa de vérifier l’historique d’exécution, ou consultez-le si votre rôle y donne accès. Transmettez le contact, le nom du flux et l’action attendue. Ne réinscrivez pas le contact plusieurs fois pour forcer une relance.
Après une réservation, un parcours peut envoyer une confirmation, attendre jusqu’à la veille, puis envoyer un rappel. Un délai d’attente ne signifie pas que le système est bloqué.
